Приложение
(к постановлению Правительства Кыргызской Республики
от 18 октября 2018 года № 483)

ПОЛОЖЕНИЕ
о порядке отнесения документов Национального архивного фонда Кыргызской Республики к особо ценным, уникальным документам, их учета и хранения, создания и хранения их страховых копий
1. Общие положения
1. Настоящее Положение о порядке отнесения документов Национального архивного фонда Кыргызской Республики к особо ценным, уникальным документам, их учета и хранения, создания и хранения их страховых копий (далее - Положение) разработано в соответствии с Законом Кыргызской Республики "О Национальном архивном фонде Кыргызской Республики" и регламентирует порядок отнесения документов Национального архивного фонда Кыргызской Республики (далее - архивные документы) к особо ценным, уникальным документам, организацию хранения, порядок учета и обеспечения сохранности особо ценных, уникальных документов, создания и хранения их страховых копий.
2. Государственные, ведомственные архивы, архивы негосударственных юридических лиц осуществляют деятельность в соответствии с требованиями настоящего Положения.
2. Отнесение архивных документов к особо ценным, уникальным документам
3. К особо ценным, уникальным документам Национального архивного фонда Кыргызской Республики (далее - НАФ) относятся документы, определенные экспертизой ценности документов и отбором документов на государственное хранение, которые осуществляются центральной экспертно-проверочной комиссией (далее - ЦЭПК) республиканского органа управления архивным делом и экспертно-проверочными методическими комиссиями (далее - ЭПМК) архивов в пределах их компетенции.
4. К особо ценным, уникальным документам относятся архивные документы, имеющие непреходящую культурно-историческую и научную ценность, представляющие особую важность для общества и государства и в отношении которых установлен особый режим учета, хранения и использования, а также не имеющие себе подобных по содержащейся в них информации и (или) их внешним признакам, невосполнимые при утрате с точки зрения их значения и (или) автографичности.
5. Отнесение архивных документов к особо ценным, уникальным документам осуществляется на основании решения ЭПМК архива. На каждый особо ценный, уникальный документ составляется лист учета и описания особо ценного, уникального документа по форме согласно приложению 1 к настоящему Положению.
6. При возникновении вопросов, касающихся отнесения архивных документов к особо ценным, уникальным документам, создается специальная рабочая группа из числа компетентных и квалифицированных специалистов.
7. Выявление особо ценных, уникальных документов осуществляется поэтапно:
1) на первом этапе составляется список фондов, предположительно содержащих особо ценные, уникальные документы, по форме согласно приложению 2 к настоящему Положению.
Фонды определяются исходя из следующей совокупности критериев ценности информации, содержащейся в архивных документах: принадлежность к учреждению, фондообразователь, авторство документа, время создания документа, юридическая сила документа, подлинность документа, наличие художественных особенностей документа;
2) на втором этапе по списку фондов, предположительно содержащих особо ценные, уникальные документы, в хронологической последовательности путем полистного просмотра архивных дел выявляются особо ценные, уникальные документы. При изучении описей дел первоочередному рассмотрению подлежат описи фондообразователей, отражающих основную их деятельность;
3) на третьем этапе проводится полистное изучение архивных дел, при этом изучение архивных документов проводится по их определенным группам, объединенным или связанным по тематическому и хронологическому признакам, ведомственной подчиненности и т.д.
8. Включение архивных документов в состав особо ценных, уникальных документов осуществляется на основании следующих критериев:
- историческая ценность;
- научная ценность;
- подлинность;
- историко-культурная значимость;
- публичность;
- принадлежность к историческому событию;
- принадлежность к определенной исторической личности;
- юридическое значение;
- художественные и оформительские особенности.
Архивный документ может быть отнесен к категории особо ценных, уникальных как по одному (только историческая ценность), так и по нескольким критериям одновременно.
9. После экспертизы ценности архивных документов составляется опись листов учета и описания особо ценных, уникальных документов по форме согласно приложению 3 к настоящему Положению, которые рассматриваются на заседании ЭПМК архивов.
10. По окончании плановой работы с фондом составляется Акт о завершении работы по отнесению архивных документов к особо ценным, уникальным документам по форме согласно приложению 4 к настоящему Положению, который помещается в дело фонда.
3. Основные принципы описания особо ценных, уникальных документов
11. Архивный справочник - справочник, предназначенный для поиска информации о фондах и архивных документах. При создании архивных справочников проводится описание особо ценных, уникальных документов. Под описанием документов понимается процесс создания вторичной документной информации путем аналитической переработки первичной информации, содержащейся в архивных документах, с целью создания информации о документах для дальнейшего поиска и использования.
Основой архивного справочника является описательная статья, состоящая из следующих сведений:
- об источнике информации;
- о составе и содержании информации;
- об условиях доступа и условии использования информации;
- об истории фонда (для описания фонда).
12. К сведениям об источнике информации относятся:
- наименование (название фонда, заголовок единицы хранения, единицы учета, архивного документа);
- справочно-поисковые данные (архивный шифр);
- объем единицы описания; крайние даты (даты создания) архивных документов в единице описания;
- вид носителя информации (архивные документы на бумажной основе и аудиовизуальные документы).
13. В зависимости от типа и вида архивного справочника описание архивных дел проводится на трех уровнях:
- описание фондов;
- описание единиц хранения/единиц учета;
- описание архивных документов.
14. При необходимости описание архивного документа проводится по группам фондов, группам единиц хранения/единиц учета, группам архивных документов.
4. Организация хранения особо ценных и уникальных документов
15. Организация хранения особо ценных, уникальных документов в архивах предусматривает:
- создание оптимальных условий хранения архивных документов;
- размещение архивных документов в архивохранилищах, топографирование;
- соблюдение порядка выдачи архивных дел из архивохранилищ;
- проверку наличия и состояния архивных документов;
- создание страховых копий особо ценных, уникальных документов (далее - страховые копии) и фонда пользования;
- обеспечение физико-химической сохранности архивных документов.
16. Обеспечение сохранности особо ценных, уникальных документов возлагается приказом директора государственного архива на заведующего архивохранилищем (главного хранителя фондов, хранителя фондов).
Заведующий архивохранилищем (главный хранитель фондов, хранитель фондов) несет ответственность за сохранность архивных документов.
17. Особо ценные, уникальные документы подлежат постоянному хранению в государственных архивах, а также в архивах государственных предприятий, учреждений, организаций, имеющих право хранения архивных документов в соответствии с Законом Кыргызской Республики "О Национальном архивном фонде Кыргызской Республики".
18. Оптимальные условия хранения особо ценных, уникальных документов обеспечиваются:
- строительством, реконструкцией и ремонтом архивных зданий;
- оборудованием архивных зданий и архивохранилищ средствами пожаротушения, охранной и пожарной сигнализацией;
- применением технических средств для создания нормативных условий температурно-влажностного, светового, санитарно-гигиенического режимов в архивохранилищах;
- применением специальных средств хранения и перемещения архивных документов (стеллажи, шкафы, сейфы, коробки, папки, стремянки, тележки и др.).
19. Здание архива должно быть удалено от:
- промышленных предприятий, загрязняющих воздух пылью и агрессивными газами (хлор, сернистый газ, окислы азота);
- объектов и сооружений, опасных в пожарном отношении (нефтехранилищ, бензоколонок и т.п.).
20. При хранении особо ценных, уникальных документов на бумажной основе должен поддерживаться оптимальный температурно-влажностный режим: температура 17º - 19 ºС, относительная влажность воздуха 50-55 процентов. Для поддержания оптимального температурно-влажностного режима применяются системы кондиционирования воздуха.
21. В архивохранилищах должна быть естественная или искусственная вентиляция. Системы кондиционирования должны обеспечивать рециркуляцию воздуха с кратностью обмена 2-3 раза в неделю, стабильность температурно-влажностного режима, очистку воздуха от пыли и агрессивных примесей.
22. Хранение особо ценных, уникальных документов должно осуществляться в темноте. Защита особо ценных, уникальных документов от разрушающего действия естественного и искусственного света обеспечивается хранением документов в шкафах, на стеллажах закрытого типа, а также в коробках и папках.
В исключительных случаях (угроза стихийного бедствия и т.п.) особо ценные, уникальные документы временно передаются на хранение в другое архивное учреждение, гарантирующее их сохранность. В этом случае условия, порядок передачи и срок хранения особо ценных, уникальных документов в другом архивном учреждении определяются по решению республиканского органа по управлению архивным делом, согласованному с руководителями архивных учреждений, передающих и принимающих особо ценные, уникальные документы на основании Акта приема-передачи особо ценных, уникальных документов на хранение по форме согласно приложению 5 к настоящему Положению.
23. На основании архивных документов главные хранители фондов/хранители фондов государственных архивных учреждений организуют выемку из фондов особо ценных, уникальных документов или архивных дел, подлежащих проверке их физического состояния, нумерации листов, наличия листа-заверителя. На место изъятого особо ценного, уникального документа вкладывается карта-заместитель по форме согласно приложению 6 к настоящему Положению.
По окончании проверки физического состояния архивного документа в государственных архивных учреждениях составляется Акт о передаче особо ценных, уникальных документов на хранение в сейфах по форме согласно приложению 7 к настоящему Положению.
С момента утверждения руководителем архива Акта о передаче особо ценных, уникальных документов на хранение в сейфах персональную ответственность за сохранность особо ценных, уникальных документов несут главный хранитель фондов, хранитель фондов государственного архивного учреждения.
24. Особо ценные, уникальные документы принимаются в архив по описям, утвержденным ЭПМК. Прием особо ценных, уникальных документов производится по каждому архивному документу отдельно. Особо ценные, уникальные документы принимаются с их полистной проверкой. На всех экземплярах описи делаются отметки о приеме архивных документов в архив.
25. Руководитель государственного архивного учреждения принимает особо ценные, уникальные документы под свою персональную ответственность, сведения о которых отражаются в Акте приема особо ценных, уникальных документов на специальное хранение, подписанном руководителем государственного архивного учреждения, членами ЭПМК архивов, по форме согласно приложению 8 к настоящему Положению.
26. При отнесении архивных документов к категории особо ценных, уникальных документов, в описях в графе "Примечание" напротив заголовков соответствующих единиц хранения, единиц учета проставляются отметки "ОЦ" и "Уникальный".
В других учетных документах отметки "ОЦ" и "Уникальный" проставляются к номеру фонда, номеру описи; отметка является служебной и не входит в архивный шифр единиц хранения, единиц учета.
27. Особо ценные, уникальные документы в архивных учреждениях хранятся при наличии помещения - в отдельном архивохранилище; при отсутствии помещения - в общем архивохранилище, оборудованном системой кондиционирования воздуха, в сейфе под контролем главного хранителя фондов. Сейф опечатывается главным хранителем фондов, при вскрытии сейфа главный хранитель фондов проверяет сохранность печатей.
Обо всех замеченных нарушениях печати или повреждениях сейфа главный хранитель фондов обязан немедленно сообщить руководителю архивного учреждения, который должен проинформировать республиканский орган управления архивным делом.
28. Главные хранители фондов, хранители фондов, руководители архивных учреждений обязаны:
- вести учет особо ценных, уникальных документов;
- контролировать физическое состояние и сохранность особо ценных, уникальных документов;
- докладывать руководству о нарушениях хранения особо ценных, уникальных документов;
- в случае опасности (стихийных бедствий и т.п.) лично руководить эвакуацией (запасной выход) особо ценных, уникальных документов.
29. На особо ценные, уникальные документы создаются страховые копии и фонд пользования, учет которых ведется в журнале учета страховых копий особо ценных, уникальных документов фонда пользования по форме согласно приложению 9 к настоящему Положению. Совокупность страховых копий особо ценных, уникальных документов составляет страховой фонд. Фонд пользования может создаваться в двух вариантах: на бумажном или электронном носителях. При проведении работ по созданию страховых копий особо ценных, уникальных документов и фонда пользования архивные дела расшивке не подлежат. Созданный на бумажной основе фонд пользования может поступить на хранение в фонд, где до этого находились особо ценные, уникальные документы, переведенные на хранение в сейфах. На копиях особо ценных, уникальных документов, находящихся в фонде пользования, проставляются архивный шифр скопированного архивного дела и отметка "ФП". Для работы сотрудникам архива или пользователям читального зала по их требованию выдаются архивные дела из фонда пользования.
30. Особо ценные, уникальные документы подлежат реставрации в первоочередном порядке.
5. Порядок учета и проверки сохранности особо ценных, уникальных документов
31. Учет особо ценных, уникальных документов ведется по:
- списку фондов, содержащих особо ценные, уникальные документы, по форме согласно приложению 10 к настоящему Положению;
- описям особо ценных, уникальных документов по форме согласно приложению 11 к настоящему Положению, за которыми сохраняются их прежние учетные номера.
Опись особо ценных, уникальных документов составляется на архивные документы одной или нескольких описей фонда в зависимости от количества особо ценных единиц хранения, единиц учета в описи архивных дел в необходимом для архива количестве экземпляров.
Сведения о копировании особо ценных, уникальных документов в целях создания страховых копий вносятся в опись особо ценных, уникальных документов по мере их копирования.
В итоговой записи указывается общее количество особо ценных, уникальных единиц хранения, единиц учета, включенных в опись особо ценных, уникальных документов. По завершении копирования всех единиц хранения, единиц учета в описи особо ценных, уникальных документов указываются скопированные единицы хранения, единицы учета, дата, должность, опись подписывается главным хранителем фондов.
При отнесении документов к особо ценным, уникальным документам в описях особо ценных, уникальных документов в графе "Примечания" напротив заголовков соответствующих единиц хранения, единиц учета проставляются отметки "ОЦ" и "Уникальный".
В особо ценных, уникальных документах отметка "ОЦ" и "Уникальный" проставляется к номеру фонда, номеру описи; отметка является служебной и не входит в архивный шифр единиц хранения, единиц учета.
В итоговой записи к описи особо ценных, уникальных документов дается перечень номеров фондов.
Если особо ценный, уникальный документ выявлен из учтенных ранее ценных документов, то в списке фондов особо ценных, уникальных документов, в реестрах описей особо ценных, уникальных документов, в соответствующих описях или номерниках проставляются отметки "ОЦ" и "Уникальный".
Учет особо ценных, уникальных документов ведется в центральных, областных государственных архивных учреждениях и ведется журнал учета особо ценных, уникальных документов по форме согласно приложению 12 к настоящему Положению.
32. В республиканских и областных государственных архивных учреждениях для проверки сохранности особо ценных, уникальных документов создается комиссия, в состав которой обязательно входят представитель республиканского органа управления архивным делом, главный хранитель фондов, хранитель фондов, несущие персональную ответственность за сохранность особо ценных, уникальных документов. Плановая проверка наличия и состояния особо ценных, уникальных документов проводится ежегодно. Внеочередная проверка проводится в случае нарушения печатей сейфа или по требованию руководителя республиканского органа управления архивным делом. Проверка сохранности особо ценных, уникальных документов включает в себя:
- проверку наличия архивных дел, внесенных в журнал учета особо ценных, уникальных документов по форме согласно приложению 12 к настоящему Положению;
- проверку физического состояния архивных дел.
Каждый особо ценный, уникальный документ в течение года не менее одного раза должен пройти полную проверку нумерации листов (для обеспечения физической сохранности листов архивного документа, требующих регулярного проветривания).
Результаты проверки особо ценных, уникальных документов на предмет физического состояния дел оформляются Актом проверки наличия и состояния архивных документов по форме согласно приложению 13 к настоящему Положению.
33. В соответствующие графы листа учета и описания особо ценного, уникального документа вносится информация об изменениях, произошедших с особо ценным, уникальным документом (проведение реставрации, уточнение заголовков и т.д.). Информация вносится на основании Актов об изменениях и дополнениях листа учета и описания особо ценного, уникального документа по форме согласно приложению 14 к настоящему Положению, которые составляются, подписываются и представляются в республиканский орган управления архивным делом, с соответствующим сопроводительным письмом НАФ.
6. Порядок создания и хранения страховых копий особо ценных, уникальных документов НАФ
34. На особо ценные, уникальные документы независимо от времени их создания, материального носителя и техники изготовления создаются их страховые копии.
35. Страховые копии создаются в целях сохранения содержащейся в них информации, в случае утраты или повреждения оригиналов архивных документов, и являются неприкосновенными, а также хранятся территориально обособленно от оригиналов документов в специальных архивохранилищах.
Требования к материальным носителям, применяемым для создания страховых копий особо ценных, уникальных документов, технологическому процессу их изготовления, учету и обеспечению их сохранности, устанавливаются республиканским органом управления архивным делом.
36. Очередность копирования особо ценных, уникальных документов определяется ценностью и информационной значимостью указанных документов, физическим состоянием и наличием обращения к ним. Первоочередному копированию подлежат фонды, архивные документы которых находятся в плохом физическом состоянии и которые наиболее часто используются, а также цветные кино- и фотодокументы, фотодокументы на стеклянной основе.
37. Копирование особо ценных, уникальных документов проводится с соблюдением систематизации единиц хранения в описи страховых копий.
38. При копировании особо ценных, уникальных документов архивные дела не расшиваются. Рекомендуется использование специальных технических устройств, позволяющих снимать фотокопии с особо ценных, уникальных документов без расшивания.
Допускается расшивание архивных дел при невозможности копировать переплетенное архивное дело (нечитаемые, объемные архивные документы). По окончании работы архивное дело в обязательном порядке переплетается заново.
39. Страховой фонд состоит из:
- архивных документов на бумажной основе;
- кинодокументов;
- фотодокументов;
- фонодокументов;
- видеодокументов.
Страховой копией архивных документов на бумажной основе является негативная микроформа первого поколения, изготовленная на соответствующего типа черно-белой фотографической галогенидосеребряной пленке для микрофильмирования методом непосредственного фотографирования архивного документа.
Страховой копией кинодокумента является первая копия оригинала, изготовленная на черно-белой пленке соответствующего типа методом контактной печати. Тип страховой копии кинодокумента определяется видом оригинала: для оригинала-негатива изображения и контратипа - промежуточный позитив, для оригинала-промежуточного позитива и позитива - контратип.
Страховой копией фотодокумента является первая копия оригинала, изготовленная на фотопленке соответствующего типа методом репродуцирования или контактной печати. Тип страховой копии фотодокумента определяется видом оригинала: для негатива (дубль-негатива) - промежуточный позитив, для диапозитива (слайда), позитива, дубль-позитива - дубль-негатив, для фотоотпечатка - негатив.
Страховой копией фонодокумента является первая копия оригинала, изготовленная способом магнитной звукозаписи на магнитной ленте соответствующего типа.
Страховой копией видеодокумента является первая копия оригинала, изготовленная в формате оригинала способом видеозвукозаписи на магнитной ленте.
Одновременно с созданием страховых копий изготавливается комплект копий документов для включения их в фонд пользования, который создается для обеспечения сохранности оригиналов архивных документов и организации работы по их использованию.
40. Основными этапами создания страховых копий особо ценных, уникальных документов являются:
- разработка плана работ на год;
- подготовка архивных документов к созданию страховых копий;
- подготовка оборудования и материалов к созданию страховых копий;
- копирование архивных документов;
- контроль качества страховых копий архивных документов;
- упаковка и транспортирование страховых копий архивных документов;
- передача страховых копий архивных документов на постоянное хранение;
- создание учетных архивных документов и научно-справочного аппарата к изготовленным страховым копиям архивных документов;
- составление отчета о работе по созданию страховых копий архивных документов.
Страховые копии особо ценных, уникальных документов должны иметь заключение об их качестве, зафиксированные в актах о техническом состоянии микрофотокопий страховых копий по форме согласно приложению 15 к настоящему Положению. Заключение о качестве страховых копий особо ценных, уникальных документов выдает начальник отдела научно-справочного аппарата государственных архивных учреждений.
41. В архивохранилищах страхового фонда в соответствии с техническими условиями, определенными уполномоченным органом в сфере стандартизации, должны соблюдаться следующие режимы хранения:
- техническое требование к зданиям и рабочим помещениям архивов;
- температурно-влажностный режим;
- световой режим;
- санитарно-гигиенический режим.
Параметры оборудования архивохранилищ должны соответствовать техническим условиям, определенным уполномоченным органом в сфере стандартизации. Размещение страховых копий особо ценных, уникальных документов производится в соответствии с техническими условиями, определенными уполномоченным органом в сфере стандартизации.
42. Страховые копии особо ценных, уникальных документов по согласованию с государственными архивами и по разрешению уполномоченного органа в сфере архивного дела передаются в архивохранилища одновременно с учетными архивными документами и научно-справочным аппаратом на основании:
- акта приема-передачи страховых копий особо ценных, уникальных документов на хранение (вид бумажных документов) по форме согласно приложению 16 к настоящему Положению;
- акта приема-передачи страховых копий особо ценных, уникальных документов на хранение (вид аудиовизуальных документов) по форме согласно приложению 17 к настоящему Положению;
- описи микрофотокопий на рулонной пленке по форме согласно приложению 18 к настоящему Положению;
- описи страхового фонда кинодокументов по форме согласно приложению 19 к настоящему Положению;
- описи страхового фонда фотодокументов по форме согласно приложению 20 к настоящему Положению;
- описи страхового фонда фоно- и видеодокументов по форме согласно приложению 21 к настоящему Положению.
43. Хранение и учет страховых копий особо ценных, уникальных документов осуществляются по формам учета, установленным республиканским органом управления архивным делом.
Страховые копии особо ценных, уникальных документов размещаются в архивохранилищах по архивам в порядке номеров единиц учета.
44. В целях поиска страховых копий особо ценных, уникальных документов составляются карточки подокументного топографического указателя по форме согласно приложению 22 к настоящему Положению и карточка постеллажного топографического указателя по форме согласно приложению 23 к настоящему Положению.

Приложение 1 к Положению о порядке отнесения документов Национального архивного фонда Кыргызской Республики к особо ценным, уникальным документам, их учета и хранения, создания и хранения их страховых копий

Форма
Лист учета и описания особо ценного, уникального документа
1. Учетные и описательные характеристики
Регистрационный номер _______________________________________________
Дата включения документа в перечень ___________________________________
Название (заголовок) документа ________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
Вид документа _______________________________________________________
Автор документа _____________________________________________________
Дата (время создания) документа ______________________________________
Век _________________________________________________________________
Ориентировочная дата ________________________________________________
Язык документа ______________________________________________________
Аннотация __________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
Историческая справка ________________________________________________
____________________________________________________________________
Наличие драгоценных металлов и камней _______________________________
____________________________________________________________________
(продолжение)
Палеографические особенности ________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
Печати ______________________________________________________________
_____________________________________________________________________
Художественные особенности оформления документа ____________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
Опубликованность документа __________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
Экспонирование ______________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
Собственность _______________________________________________________
Владелец документа __________________________________________________
2. Место хранения документа
Место хранения документа ____________________________________________
Адрес места хранения документа ______________________________________
Архивный шифр: фонд № ___________________, оп. № ___________________,
ед. хр. № _________________, лл. ______________________________________
3. Физические характеристики документа
Материальный носитель информации ___________________________________
_____________________________________________________________________
Размеры документа ___________________________________________________
Объем документа _____________________________________________________
_____________________________________________________________________
Физическое состояние документа _______________________________________
_____________________________________________________________________
Потребность в реставрации ____________________________________________
_____________________________________________________________________
Реставрация документа: год ___________________________________________
организация _________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
ФИО (полностью) реставратора ________________________________________
_____________________________________________________________________
(продолжение)
4. Страховая оценка документа
1-ая дата оценки: год ___________ месяц _____________ число _____________
Название страховой компании: _________________________________________
сумма _______________________________________________________________
2-ая дата оценки: год ___________ месяц _____________ число _____________
Название страховой компании: _________________________________________
сумма _______________________________________________________________
5. Служебная информация
Кем представлен документ: ____________________________________________
_____________________________________________________________________
Протокол ЭПМК архива от _________________________ года № _____________
Протокол ЦЭПК республиканского органа управления архивным делом
от _____________________________________ года № ______________________
6. "Изменения"
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
Формат А4 (210x297)

Приложение 2 к Положению о порядке отнесения документов Национального архивного фонда Кыргызской Республики к особо ценным, уникальным документам, их учета и хранения, создания и хранения их страховых копий

Форма
Список фондов, предположительно содержащих особо ценные, уникальные документы

№	Номер фонда	Название фонда	Даты документов фонда	Примечание
1	2	3	4	5

Итого на 00.00.0000 _____________________________________________ фондов
(цифрами и прописью)
Исполнитель
____________ подпись _________ расшифровка подписи (инициалы, фамилия)
(должность)
Дата __________________________

Приложение 3 к Положению о порядке отнесения документов Национального архивного фонда Кыргызской Республики к особо ценным, уникальным документам, их учета и хранения, создания и хранения их страховых копий

Форма
Опись листов учета и описания особо ценных, уникальных документов

№	Регистрационный № по Государственному реестру	Архивный шифр	Наименование единицы хранения, документа	Крайние даты	Количество листов	Примечание
1	2	3	4	5	6	7

Итого ___________________________________________________________ документов
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи ______________________________________ лл.
(цифрами и прописью)
Главный хранитель фондов
_________ подпись _______________ расшифровка подписи (инициалы, фамилия)
или
руководитель архивного учреждения
_________ подпись ______________ расшифровка подписи (инициалы, фамилия)
Дата ____________________________

Приложение 4 к Положению о порядке отнесения документов Национального архивного фонда Кыргызской Республики к особо ценным, уникальным документам, их учета и хранения, создания и хранения их страховых копий

Форма

АКТ		УТВЕРЖДАЮ
________________ № __________ (дата)		Директор ___________________________ ____________________________________
________________________________		(наименование организации)
(номер и название фонда)		_______________________________ ФИО
о завершении работы по отнесению архивных документов к особо ценным, уникальным документам		(подпись) дата

В течение _______ года проведено выявление особо ценных и уникальных документов. В результате на рассмотрение ЭПМК представлено:

Номер описи	Количество выявленных единиц хранения (единиц учета)	Количество выявленных документов	Архивный шифр	Примечание
1	2	3	4	5

Всего выявлено _____________________________ единиц хранения (единиц учета)
_____________________________________________________________ документов.
Решение ЭПМК органа по управлению архивным делом от ___________ № _____.
Акт составил
Должность _______ подпись ________ расшифровка подписи (инициалы, фамилия)
Дата _____________________________

Приложение 5 к Положению о порядке отнесения документов Национального архивного фонда Кыргызской Республики к особо ценным, уникальным документам, их учета и хранения, создания и хранения их страховых копий

Форма

УТВЕРЖДАЮ		УТВЕРЖДАЮ
____________________________________		____________________________________
(наименование должности руководителя)		(наименование должности руководителя)
____________________________________		____________________________________
(организации-сдатчика)		(организации-приемщика)
подпись ____________________________		подпись ____________________________
____________________________________		____________________________________
расшифровка подписи (инициалы, фамилия)		расшифровка подписи (инициалы, фамилия)
Дата _______________ Печать		Дата _______________ Печать

АКТ
________________ № __________ (дата)
________________________________
(номер и название фонда)
приема-передачи особо ценных, уникальных документов на хранение

_____________________________________________________________________
(основание передачи)
_____________________________________________________________________
(название передаваемого фонда)
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
сдал ________________________________________________________________
(название организации-сдатчика)
______________________________________________________________ принял
(название организации-приемщика)
документы фонда и научно-справочный аппарат к ним:

№ пп	Название, номер описи	Количество экземпляров описи	Количество единиц хранения	Примечание
1	2	3	4	5

Итого принято _____________________________________________ единиц хранения

Передачу произвели:		Прием произвели:
Должность _______________________		Должность _______________________
подпись		подпись
расшифровка подписи _____________		расшифровка подписи _____________
_________________________________		_________________________________
(инициалы, фамилия)		(инициалы, фамилия)
Дата ____________________________		Дата ____________________________

Фонду присвоен № _____________
Изменения в учетные документы внесены
Должность ________ подпись _____________ расшифровка подписи (инициалы, фамилия)
Дата _____________________________

Приложение 6 к Положению о порядке отнесения документов Национального архивного фонда Кыргызской Республики к особо ценным, уникальным документам, их учета и хранения, создания и хранения их страховых копий

Форма
Карта-заместитель

Номер фонда	Номер описи	Номер единицы хранения	Кому	Дата выдачи	Подпись	Дата возврата	Подпись

Приложение 7 к Положению о порядке отнесения документов Национального архивного фонда Кыргызской Республики к особо ценным, уникальным документам, их учета и хранения, создания и хранения их страховых копий

Форма

АКТ		УТВЕРЖДАЮ
________________ № __________ (дата)		Директор ____________________________
________________________________		_______________________________ ФИО
(наименование организации)		___________________________________
(место составления) передачи особо ценных, уникальных документов на хранение в сейфах		(подпись) дата

№	Шифр ед. хр., документа	Название единицы хранения документа	Крайние даты	Количество листов	Примечание
1	2	3	4	5	6

Особо ценные, уникальные документы Национального архивного фонда
Кыргызской Республики, утверждены руководителем государственного
архивного учреждения _________________________________________________
№ ___________________________________________________________________
(должность, фамилия, инициалы лица, передающего документы)
передает от __________________________ № _____________________________
_____________________________________________________________________
(должность, фамилия, инициалы лица, передающего документы)
принимает от ________________________ № _____________________________
Итого в акт включено _______________________ единиц хранения документов
(цифрами и прописью)

Передачу произвел:		Прием произвели:
руководитель отдела обеспечения сохранности		Главный хранитель фондов
подпись ________________ расшифровка подписи (инициалы, фамилия)		подпись ________________ расшифровка подписи (инициалы, фамилия)

Приложение 8 к Положению о порядке отнесения документов Национального архивного фонда Кыргызской Республики к особо ценным, уникальным документам, их учета и хранения, создания и хранения их страховых копий

Форма

АКТ		УТВЕРЖДАЮ
________________ № __________ (дата)		руководитель госархива ________________________________ ФИО
________________________________		___________________________________
(место составления)
приема особо ценных, уникальных документов на специальное хранение		Дата ___________ расшифровка подписи (инициалы, фамилия)

_____________________________________________________________
Название государственного архива
В соответствии с Законом Кыргызской Республики "О Национальном архивном
фонде Кыргызской Республики" прием особо ценных, уникальных документов,
утвержденных экспертно-проверочной комиссией государственных архивных
учреждений от ____________________________________ № ___________, мною,
______________________________________________________________________
(должность, фамилия, инициалы)
в присутствии председателя и членов экспертно-проверочной комиссии
государственного архивного учреждения приняты на специальное хранение
следующие особо ценные, уникальные документы:

№	Шифр единицы хранения документа	Название единицы хранения документа	Крайние даты	Количество листов	Примечание
1	2	3	4	5	6

Итого в акт включено _______________________________ единиц хранения документов
(цифрами и прописью)

Приложение 9 к Положению о порядке отнесения документов Национального архивного фонда Кыргызской Республики к особо ценным, уникальным документам, их учета и хранения, создания и хранения их страховых копий

Форма
ЖУРНАЛ
учета страховых копий особо ценных, уникальных документов фонда пользования

№ п/п	Дата поступления	Дата копирования	Архивный шифр	Вид носителя(*)	Объем фонда пользования		Примечание
					Количество листов	МБ
1	2	3	4	5	6	7	8

Всего поступило за ____ год _____________________ единиц хранения фонда пользования
(цифрами и прописью)
на _________________________________________________________________________ дел
(количество скопированных дел цифрами и прописью)
Должность _________ подпись ___________ расшифровка подписи (инициалы, фамилия)
Дата _________________________________

Приложение 10 к Положению о порядке отнесения документов Национального архивного фонда Кыргызской Республики к особо ценным, уникальным документам, их учета и хранения, создания и хранения их страховых копий

Форма
СПИСОК
фондов, содержащих особо ценные, уникальные документы

№	Номер фонда	Название фонда	Номера описей, в которых содержатся особо ценные, уникальные документы	Примечание
1	2	3	4	5

Итого на 01.01.______ г. ________________________________________ фондов
(цифрами и прописью)
Наименование должности работника
_______ подпись _____________ расшифровка подписи (инициалы, фамилия)
Дата ____________________________

Приложение 11 к Положению о порядке отнесения документов Национального архивного фонда Кыргызской Республики к особо ценным, уникальным документам, их учета и хранения, создания и хранения их страховых копий

Форма

		УТВЕРЖДАЮ
		Директор ____________________________
		_____________________________________
		(название государственного архива)
		подпись ______________________________
		расшифровка подписи _________________ (инициалы, фамилия)
		Дата ________________________________

ОПИСЬ
особо ценных, уникальных документов

№	Номер описи	Номер дела	Заголовок дела	Крайние даты	Количество листов	Номер единицы учета (единицы хранения) страховых копий	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8

Итого по описи ____________________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
____________________________________________________ из них скопировано
Наименование должности составителя описи
_________ подпись ____________ расшифровка подписи (инициалы, фамилия)
Дата
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭПМК ____________________________________________________________
(название государственного архива)
от _______________________ № ______________________

Приложение 12 к Положению о порядке отнесения документов Национального архивного фонда Кыргызской Республики к особо ценным, уникальным документам, их учета и хранения, создания и хранения их страховых копий

Форма
ЖУРНАЛ
учета особо ценных, уникальных документов

№	№ единицы хранения, документа по реестру	Архивный шифр	Название единицы хранения, особо ценных, уникальных документов	Крайние даты	Количество листов	Особенности оформления и физическое состояние	Сведения об изменениях в листе учета и описания	Примечание
1	2		3	4	5	6	7	8

Итого на 00.00.0000 учтено ___________________________________ особо ценных,
(цифрами и прописью)
уникальных ед. хр., документов
Главный хранитель фондов
________ подпись _______________ расшифровка подписи (инициалы, фамилия)
или
руководитель архивного учреждения
_______ подпись ________________ расшифровка подписи (инициалы, фамилия)
Дата

Приложение 13 к Положению о порядке отнесения документов Национального архивного фонда Кыргызской Республики к особо ценным, уникальным документам, их учета и хранения, создания и хранения их страховых копий

Форма
________________________________________________________________
(название государственного архива)

АКТ		УТВЕРЖДАЮ
________________ № __________ (дата)		Директор ____________________________ ____________________________________
проверки наличия и состояния архивных документов		(название государственного архива)
		подпись ____________________________
		расшифровка подписи (инициалы, фамилия)
		Дата _______________________________

Фонд № ________________________
Название Фонда ______________________________________________________
_____________________________________________________________________
Проверка проводилась с ________________________ по ____________________
Проверкой установлено:
1. Числится по описям ___________________________________________ ед. хр.
(количество)
2. Не оказалось в наличии ________________________________________ ед. хр.
(количество)
3. Имеют литерные номера: ______________________________________ ед. хр.
(количество)
а) неучтенные в итоговой записи __________________________________ ед. хр.
(количество)
б) неперечисленные, но учтенные в итоговой записи _________________ ед. хр.
(количество)
4. Пропущено номеров:
а) неучтенные в итоговой записи ___________________________________ ед. хр.
(количество)
б) неперечисленные, но учтенные в итоговой записи __________________ ед. хр.
(количество)
5. Неправильно подложенных ед. хр., относящихся к другим фондам _________
_________________________________________________________________ ед. хр.
(количество)
6. Имеется в наличии по данному фонду (включенных в описи) ______________
________________________________________________________________ ед. хр.
(количество)
из них:
а) требующих дезинфекции и дезинсекции __________________________ ед. хр.
(количество)
б) требующих реставрации ________________________________________ ед. хр.
(количество)
в) требующих переплета или подшивки _____________________________ ед. хр.
(количество)
(продолжение)
г) требующих восстановления угасающих текстов ____________________ ед. хр.
(количество)
д) неисправимо поврежденных _____________________________________ ед. хр.
(количество)
е) _____________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
ж) _____________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
з) _____________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
и) _____________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
к) _____________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
7. Имеется не включенных в описи _________________________________ ед. хр.
(количество)
8. Итого по данному фонду (включенных и не включенных в описи) имеющихся
в наличии _______________________________________________________ ед. хр.
(количество)
9. Характеристика условий их хранения
Отрицательные явления о состоянии и условиях хранения __________________
______________________________________________________________________
Проверку производили: _________________________________________________
______________________________________________________________________
(наименования должностей работников, подписи, расшифровка подписи)
(инициалы, фамилия)
СОГЛАСОВАНО
Заведующий отделом (архивохранилищем)
_________ подпись ____________ расшифровка подписи (инициалы, фамилия)
Дата _______________________

Приложение 14 к Положению о порядке отнесения документов Национального архивного фонда Кыргызской Республики к особо ценным, уникальным документам, их учета и хранения, создания и хранения их страховых копий

Форма

АКТ
________________ № __________ (дата)
________________________________
(место составления)
об изменениях и дополнениях листа учета и описания особо ценного, уникального документа (лист учета и описания)

_____________________________________________________________________
Наименование организации или собственника
Настоящий Акт составлен в соответствии с Законом Кыргызской Республики
"О Национальном архивном фонде Кыргызской Республики", утвержден
руководителем архивного учреждения от __________________ № __________,
главным хранителем фондов (или руководителем архивного учреждения) и
исполнителем _______________________________________________________
(ФИО, должности)
о том, что внесены следующие изменения и дополнения в Лист учета и
описания особо ценного, уникального документа:

№	№ единицы хранения документа по Реестру	Название единицы хранения документа	Изменения и дополнения
1	2	3	4

Главный хранитель фондов
_____________ подпись ________________ расшифровка подписи (инициалы, фамилия)
Исполнитель
_____________ подпись ________________ расшифровка подписи (инициалы, фамилия)
или
руководитель архивного учреждения
_____________ подпись ________________ расшифровка подписи (инициалы, фамилия)
Подписи сотрудника органа местного самоуправления
_____________ подпись ________________ расшифровка подписи (инициалы, фамилия)
Дата ________________________

Приложение 15 к Положению о порядке отнесения документов Национального архивного фонда Кыргызской Республики к особо ценным, уникальным документам, их учета и хранения, создания и хранения их страховых копий

Форма

АКТ		УТВЕРЖДАЮ
________________ № __________ (дата)		Директор ____________________________ ____________________________________
________________________________		(название государственного архива)
(место составления)		подпись ________ расшифровка подписи
о техническом состоянии микрофотокопий страховых копий особо ценных, уникальных документов		(инициалы, фамилия)

_____________________________________________________________
(наименование государственного архива)
Номер страховой копии ____________________________________________________
Дата составления акта ____________________________________________________
Наименование государственного архива - держателя оригиналов _______________
_________________________________________________________________________
Архивное учреждение _____________________________________________________
_________________________________________________________________________
Номер заказа ____________________________________________________________
Дата изготовления микрофотокопий ________________________________________
Шифры отснятых дел:
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
Количество отснятых дел __________________________________________________
Количество кадров ________________________________________________________
Метраж __________________________________________________________________
Количество склеек ________________________________________________________
Тип носителя микрофотокопий _____________________________________________
Марка носителя микрофотокопий ___________________________________________
Номер по каталогу фирмы _________________________________________________
Вид основы _____________________________________________________________
Условное обозначение микрофотокопий ____________________________________
Масштаб уменьшения ____________________________________________________
Наличие и характеристика тест-объекта ____________________________________
________________________________________________________________________
Техническое состояние негатива __________________________________________
Заведующий отделом научно-справочного
аппарата архивных учреждений (архивохранилищем)
________ подпись ________________ расшифровка подписи (инициалы, фамилия)

Приложение 16 к Положению о порядке отнесения документов Национального архивного фонда Кыргызской Республики к особо ценным, уникальным документам, их учета и хранения, создания и хранения их страховых копий

Форма

АКТ
________________ № __________ (дата)
________________________________
(место составления)
приема-передачи страховых копий особо ценных, уникальных документов на хранение (вид бумажных документов)

______________________________________________________________
(наименование государственного архива)
Сдатчик __________________________________________________________
Приемщик ________________________________________________________
Основание ________________________________________________________

№	Номера, количество описей страховых копий	Номера единиц учета страховых копий	Количество передаваемых единиц учета (единиц хранения) страховых копий	Количество кадров	Количество описей особо ценных, уникальных документов	Количество актов состояния	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8

Всего _____________________________________________________________
(цифрами и прописью)
______________________ единиц учета (единиц хранения) страховых копий,
_____________________________________________________ кадров, метров,
(цифрами и прописью)
_____________________________________ описей особо ценных документов,
(цифрами и прописью)
________________________________________ актов технического состояния.
(цифрами и прописью)
Сдал:
Наименование должности работника государственного архива
_______ подпись ____________ расшифровка подписи (инициалы, фамилия)
Дата ___________________________
Принял:
Наименование должности работника государственного архива
_______ подпись ____________ расшифровка подписи (инициалы, фамилия)
Дата ___________________________

Приложение 17 к Положению о порядке отнесения документов Национального архивного фонда Кыргызской Республики к особо ценным, уникальным документам, их учета и хранения, создания и хранения их страховых копий

Форма

АКТ
________________ № __________ (дата)
________________________________
(место составления)
приема-передачи страховых копий особо ценных, уникальных документов на хранение (вид аудиовизуальных документов)

____________________________________________________
(наименование государственного архива)

№

Номера описей страховых копий

Номера единиц учета страховых копий

Количество передаваемых единиц учета (единиц хранения) страховых копий

Количество метров, время звучания, время показа

Примечание

Всего______________________________________________________________
(цифрами и прописью)
______________________ единиц учета (единиц хранения) страховых копий.
Сдал:
Наименование должности работника государственного архива
________ подпись ___________ расшифровка подписи (инициалы, фамилия)
Дата _______________________________
Принял:
Наименование должности работника государственного архива
_______ подпись ____________ расшифровка подписи (инициалы, фамилия)
Дата _______________________________

Приложение 18 к Положению о порядке отнесения документов Национального архивного фонда Кыргызской Республики к особо ценным, уникальным документам, их учета и хранения, создания и хранения их страховых копий

Форма

ОПИСЬ № ______________
_____________________________________
(место составления)
_______________________________ год(ы)
микрофотокопий на рулонной пленке

№	Номера единиц хранения страховых копий	Дата копирования	Количество кадров в единице хранения страховых копий	Количество дел, включенных в единицу хранения страховых копий	Сведения о делах, входящих в единицу хранения страхового фонда
					Номера и название фондов	Номера описей	Номера дел	Количество кадров в каждом деле	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10

Итого по описи _________________________________________ единиц хранения
(цифрами и прописью)
страховых копий на _________________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
Наименование должности работника государственного архива
________ подпись ______________ расшифровка подписи (инициалы, фамилия)
Дата ________________________________

Приложение 19 к Положению о порядке отнесения документов Национального архивного фонда Кыргызской Республики к особо ценным, уникальным документам, их учета и хранения, создания и хранения их страховых копий

Форма

ОПИСЬ № ______________
_____________________________________
(место составления)
_______________________________ год(ы)
страховых копий кинодокументов

_________________________________________________________
(наименование государственного архива)

№	Номер единицы учета страховых копий	Дата изготовления	Сведения о страховом копировании				Количество страховых копий		Сведения о документах, с которых изготовлены страховые копии		Примечание
			метраж	вид носителя	формат записи	объем информации	единиц учета	единиц хранения	вид носителя	номера

										книги учета и описания особо ценных, уникальных документов	единиц учета	части
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14

Итого по описи ________________________________________________ единиц хранения,
(цифрами и прописью)
страховых копий на _______________________________________________ единиц учета,
(цифрами и прописью)
________________________________________________ единиц хранения кинодокументов
(цифрами и прописью)
Наименование должности работника государственного архива
_________ подпись _____________________ расшифровка подписи (инициалы, фамилия)
Дата _________________________

Приложение 20 к Положению о порядке отнесения документов Национального архивного фонда Кыргызской Республики к особо ценным, уникальным документам, их учета и хранения, создания и хранения их страховых копий

Форма

ОПИСЬ № ______________
_____________________________________
(место составления)
_______________________________ год(ы)
страховых копий фотодокументов

_________________________________________________________
(наименование государственного архива)

№	Номер единицы учета страховых копий	Дата изготовления копий	Сведения о страховом копировании				Количество страховых копий		Сведения о документах, с которых изготовлены страховые копии		Примечание
			разрешение	вид носителя	формат записи	объем информации	единиц учета	единиц хранения	вид носителя	номера

										книги учета и описания особо ценных, уникальных документов	единиц учета	позитивов
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14

Итого по описи ________________________________________________ единиц хранения,
(цифрами и прописью)
страховых копий на _______________________________________________ единиц учета,
(цифрами и прописью)
________________________________________________ единиц хранения фотодокументов.
(цифрами и прописью)
Наименование должности работника государственного архива
_________ подпись _____________________ расшифровка подписи (инициалы, фамилия)
Дата _________________________

Приложение 21 к Положению о порядке отнесения документов Национального архивного фонда Кыргызской Республики к особо ценным, уникальным документам, их учета и хранения, создания и хранения их страховых копий

Форма

ОПИСЬ № ______________
_____________________________________
(место составления)
_______________________________ год(ы)
страховых копий фоно- и видеодокументов

______________________________________________________
(наименование государственного архива)

№	Номер единицы учета страховых копий	Дата изготовления копий	Сведения о страховом копировании				Количество		Сведения о документах, с которых изготовлены страховые копии		Примечание
			разрешение	вид носителя	формат записи	объем информации	единиц учета	единиц хранения	вид носителя	номера

										книги учета и описания особо ценных документов	единиц учета	единиц хранения
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14

Итого по описи ________________________________________________ единиц хранения
(цифрами и прописью)
страховых копий на _______________________________________________ единиц учета
(цифрами и прописью)
________________________________________________ единиц хранения фонодокументов.
(цифрами и прописью)
Наименование должности работника государственного архива
_________ подпись _____________________ расшифровка подписи (инициалы, фамилия)
Дата _________________________

Приложение 22 к Положению о порядке отнесения документов Национального архивного фонда Кыргызской Республики к особо ценным, уникальным документам, их учета и хранения, создания и хранения их страховых копий

Форма
Лицевая сторона
___________________________________________________
(наименование государственного архива)
КАРТОЧКА
подокументного топографического указателя ________________

№	Вид носителя	Архивный номер	Количество единиц хранения в единице учета	Местонахождение
				Номер архивохранилища	Номер шкафа	Номер полки
1	2	3	4	5	6	7

Оборотная сторона

Приложение 23 к Положению о порядке отнесения документов Национального архивного фонда Кыргызской Республики к особо ценным, уникальным документам, их учета и хранения, создания и хранения их страховых копий

Форма
Лицевая сторона
________________________________________________________________
(наименование государственного архива)
КАРТОЧКА
постеллажного топографического указателя ____________________

№	Местонахождение				Вид носителя	Архивные номера
	Номер архивохранилища	Номер стеллажа	Номер шкафа	Номер полки

Оборотная сторона